Met de algemene vergadering in oktober wordt een gildejaar afgesloten. Het financieel gildejaar bij de Koninklijke Sint-Sebastiaansgilde Essen start op 1 oktober en eindigt op 30 september in het volgend kalenderjaar.
Alle beëdigde leden worden hierbij uitgenodigd om deze vergadering bij te wonen.
Tijdens de vergadering wordt er middels een powerpoint presentatie een jaarverslag getoond met de plaatsgevonden activiteiten. Aansluitend volgt een powerpoint presentatie waarbij de jaarrekening van het afgelopen boekjaar wordt toegelicht en de begroting van het nieuwe boekjaar wordt voorgesteld. Beide financiële overzichten zijn bij wet verplicht en dienen door de aanwezige leden goedgekeurd te worden!
De agenda van de algemene vergadering bevat onderstaande punten:
- Woord van welkom door de hoofdman
- Smakelijk eten: konijn met pruimen of kip met appelmoes
- Presentatie van het jaarverslag door de griffier
- Presentatie van het financiële verslag (jaarrekening en begroting) door de penningmeester
- Uitslag van de zomerschietingen
- Mededelingen en rondvraag
- Ontspanning
Naast de standaard algemene vergadering kan er evt. een uitzonderlijke algemene vergadering gehouden worden, bv. voor het goedkeuren van gewijzigde statuten n.a.v. een gewijzigde vzw-wetgeving, bij uitsluiting van een beëdigd gildelid, bij een stand van zaken tijdens de organisatie van een landjuweel, een gildefeest of een jubileumviering van het gilde, …